Download Retningslinje_for_udarbejdelse_og_anvendelse_af_politikkerdoc.pdf

Contents : Retningslinje for udarbejdelse og anvendelse af politikker retningslinjer og instrukser (PRI) i Psykiatrien i Region Nordjylland. Problemstilling Retningslinjen omhandler udarbejdelse og anvendelse af politikker retningslinjer og instrukser (PRI) i Psykiatrien i Region Nordjylland. M lgruppe modtagelse Alt personale i Psykiatrien som udarbejder og anvender politikker retningslinjer og instrukser. Form l Retningslinjen skal sikre at politikker retningslinjer og instrukser prioriteres udarbejdes godkendes anvendes og ajourf res efter g ldende regler overalt i Psykiatrien i Region Nordjylland. Metode Retningslinjen er udarbejdet p baggrund af standard 1.3.1 "Dokumentstyring" i 2. h ringsudgave af Den Danske Kvalitetsmodel (februar 2008) samt p baggrund af Region Nordjyllands Politik for dokumentstyring og -h ndtering i forhold til politikker & strategier retningslinjer og instrukser i sygehusv senet i Region Nordjylland (Oktober 2007). Anbefalinger Den f lgende tekst beskriver hvordan politikker retningslinjer og instrukser (PRI) skal udarbejdes og anvendes i Psykiatrien i Region Nordjylland. For udt mmende indblik i principperne for udarbejdelse af PRI henvises til Region Nordjyllands Politik for dokumentstyring og -h ndtering i forhold til politikker & strategier retningslinjer og instrukser i sygehusv senet i Region Nordjylland som anbefales l st af de medarbejdere som er involveret i udarbejdelse af PRI i Psykiatrien. Medarbejdere som anvender PRI dokumenter kan med fordel orientere sig i afsnittet om anvendelse af PRI idet det her beskrives hvordan PRI formidles hvordan der l bende orienteres om nye PRI samt hvilken status PRI har. 1. Dokumentniveauer I Region Nordjylland anvendes tre forskellige standardiserede og hierarkiserede niveauer for retningsgivende dokumenter. De tre niveauer er: Politikker og strategier som er dokumenter der p det strategiske niveau beskriver institutionens overordnede m l og hvordan organisationen arbejder p at n de overordnede m l. Retningslinjer som er dokumenter med beskrivelse af form l omfang organisation og ansvar samt fremgangsm der for l sning af opgaver. I Region Nordjylland opdeles retningslinjerne i f lgende tre grupper: Kliniske Administrative Apparatur N r der er tale om kliniske retningslinjer er patienten direkte involveret i den handling som retningslinjen omfatter. Eksempelvis ved patientidentifikation hvor personalet st r overfor patienten. Ved administrative retningslinjer er patienten ikke direkte involveret. Det g lder eksempelvis ved udarbejdelsen af epikriser hvor der er tale om en retningslinje der omhandler arbejdsgangen i udarbejdelsen dvs. hvordan personalet organiserer sig for at f arbejdsopgaven l st. I Region Nordjylland opdeles instrukserne i f lgende grupper: Kliniske Administrative Apparatur samt Actioncards I Region Nordjylland er der besluttet at actioncards er en selvst ndig kategori under instrukser. Et actioncard er pr cise og korte handlingsrettede instrukser til personalet der har brug for en huskeliste til kliniske handlinger i akutte situationer. Et actioncard er opbygget s m lgruppen f r handlingsanvisningerne kronologisk uden forklaringer begrundelser og kildehenvisninger. Actioncards underst tter ensartethed i udf relsen af akutte handlinger. Dokumenter relateret til den almindelige sagsbehandling patientjournaler dokumenter med patientrelaterede data ind- og udg ende post dagsordener og m dereferater personlige funktions/kompetencebeskrivelser notater ans ttelsesbreve telefonlister fakta om afdelinger nyhedsbreve rsrapporter mm mm. er ikke at betragte som PRI og s ledes ikke omfattet at denne retningslinje. 2. Udarbejdelsesniveauer I Politik for dokumentstyring og -h ndtering i forhold til politikker & strategier retningslinjer og instrukser i sygehusv senet i Region Nordjylland fremg r at det tilstr bes at s mange PRI mm. udarbejdes i f llesskab for det samlede sygehusv sen i regionen. I Psykiatriens er holdningen tilsvarende at PRI b r udarbejdes p det h jest mulige organisatoriske niveau og dermed v re tv rg ende. Det er ogs et m l at s mange retningslinjer som muligt skal v re tv rfaglige. Disse principper skal ogs l gges til grund for prioritering og udarbejdelse af nye PRI i Psykiatrien. I Psykiatrien i Region Nordjylland anvendes s ledes PRI som er udarbejdet p forskellige organisatoriske niveauer: Regionalt niveau hvor dokumenterne er g ldende for alle regionens sygehuse og sektorer og underliggende enheder. P det regionale niveau uarbejdes typisk politikker og retningslinjer. Psykiatriniveau hvor dokumenterne er g ldende for alle psykiatrien afdelinger og underliggende enheder. P psykiatriniveau uarbejdes typisk politikker og retningslinjer. Afdelingsniveau hvor dokumenterne er g ldende for en konkret afdeling og de underliggende enheder. P afdelingsniveau uarbejdes typisk instrukser. Afsnits- team- eller ambulatorieniveau hvor dokumenterne kun g lder for den p g ldende enhed. P afdelingsniveau uarbejdes udelukkende instrukser. Endelig er Psykiatrien naturligvis ogs forpligtet til at f lge lovgivning vejledninger fra Sundhedsstyrelsen o.a. som ligger udover den regionale eller lokale udvikling af PRI. Psykiatriens PRI-udvalg overv ger offentligg relsen af bestemmelser fra sundhedsmyndighederne og ajourf rer PRI i overensstemmelse hermed. Det p hviler dog ogs ledelserne af de enkelte kliniske enheder at v re opm rksomme p nye nationale bestemmelser og at sikre praksis til enhver tid er i overensstemmelse med de g ldende bestemmelser. 3. Organisering vedr rende udarbejdelse Det f lger af de forskellige udarbejdelsesniveauer for PRI i Psykiatrien i Region Nordjylland at organiseringen varierer. I Psykiatrien er principperne for organisering vedr rende udarbejdelse af PRI som f lger: PRI p psykiatriniveau udarbejdes af Psykiatriens PRI-udvalg under inddragelse af relevante fagpersoner i henhold til g ldende kommissorium for PRI-udvalget. Psykiatriens chefl ge er formand for PRI-udvalget og dermed formelt ansvarlig for alle PRI udarbejdet p psykiatriniveau. PRI-udvalget betjener sig af HR og Kvalitet for sekretariatsbistand. PRI p afdelingsniveau udarbejdes af til form let udpegede medarbejdere eller arbejdsgrupper nedsat af afdelingsledelsen. Afdelingsledelsen er ansvarlig for PRI udarbejdet p afdelingsniveau. Afdelingen tilvejebringer selv de forn dne administrative ressourcer. PRI p afsnits- team- eller ambulatorieniveau udarbejdes af til form let udpegede medarbejdere eller arbejdsgrupper nedsat af enhedens ledelse. Den p g ldende enheds ledelse er ansvarlig for PRI udarbejdet p afsnits- team- eller ambulatorieniveau. Enheden tilvejebringer selv de forn dne administrative ressourcer. 4. Prioritering og autorisation til at udarbejde Med de tre udarbejdelsesniveauer f lger retten til at tr ffe beslutning om hvilke PRI der skal udarbejdes og hvem der skal udarbejde hvilke PRI. Det er ledelsen p det p g ldende udarbejdelsesniveau der tr ffer disse beslutninger. Dog anbefales det af hensyn til at kunne sikre synergieffekter i psykiatriorganisationen at afdelingerne og de underliggende enheder orienterer PRI-udvalget hvis det p t nkes at igangs tte udviklingen af PRI (typisk instrukser p lokalt niveau). En s dan orientering vil fx kunne give anledning til at instruksudvalget oplyser at p g ldende PRI allerede findes i en anden enhed eller at den med fordel kan udarbejdes p et h jere organisatorisk niveau med henblik p brede d kning i organisationen. For alle PRI g lder at det skal v re anf rt klart og utvetydigt hvilke organisatoriske enheder der er omfattet af dokumentet. 5. Indskrivning indhold og struktur Uanset hvilket p hvilket organisatorisk niveau en PRI bliver udarbejdet g lder f lgende regler vedr rende indskrivning indhold og struktur (jf. Region Nordjyllands Politik for dokumentstyring og -h ndtering i forhold til politikker & strategier retningslinjer og instrukser i sygehusv senet i Region Nordjylland): I hver afdeling er udpeget og uddannet en superbruger vedr. PRI. Det vil typisk v re en sekret r/l gesekret r. Denne superbruger har blandt sine opgaver at indskrive nye PRI i overensstemmelse med g ldende principper samt at bist afdelingen og underliggende enheder i forbindelse med revision af eksisterende PRI. PRI-udvalget betjener sig af HR og Kvalitets sekret r. I forbindelse med indskrivning af PRI anvender superbrugeren E-C Writer skriveskabelonen med de forn dne indholdsoverskrifter i den reglementerede orden. Superbrugeren har desuden ansvar for at de p kr vede oplysninger vedr rende metadata anf res. Varetagelsen af disse opgaver foruds tter at de forn dne data er tilvejebragt af forfatteren af PRI-dokumentet og forelagt superbrugeren p indskrivningstidspunktet. Forfatteren har ansvar for indholdet i PRI. Superbrugerens indskrivning af PRI er en administrativ opgave som ikke indeb rer beslutningstagen vedr. det faglige indhold i PRI. S fremt superbrugeren kommer i tvivl om indholdet skal hun kontakte forfatteren med henblik p afklaring. 6. H ring Det er vigtigt at de PRI som anvendes i Region Nordjylland er karakteriseret ved h j kvalitet og anvendelighed for de enheder hvor de skal anvendes. Derfor skal der gennemf res systematisk h ring af nye og betydeligt justerede PRI p alle udarbejdelsesniveauer i Psykiatrien f r de offentligg res: PRI p psykiatriniveau h res i overensstemmelse med principperne beskrevet i g ldende kommissorium for PRI-udvalget. Disse principper indeb rer at PRI-udvalget sender nye og betydeligt justerede PRI til h ring i de kliniske afdelinger. Afdelingsledelserne er herefter ansvarlige for afgivelse af h ringssvar som skal v re udvalgets sekret r i h nde senest 4 uger efter modtagelse af h ringsmaterialet. Udvalget tr ffer p baggrund af h ring i de kliniske afdelinger beslutning om eventuel justering af PRI-forslagene f r offentligg relse. Hvis h ringen giver anledning til betydelige justeringer fremsendes dokumentet til fornyet h ring i afdelingerne. PRI p afdelingsniveau h res efter principper fastlagt af afdelingens ledelse. Dog b r ledelserne i de underliggende og ber rte enheder som minimum h res. PRI p afsnits- team- eller ambulatorieniveau h res efter principper fastlagt af enhedens ledelse. Dog skal afdelingsledelsen som minimum h res. 7. Godkendelse N r et nyt PRI er f rdigudarbejdet har underg et h ring og eventuel justering og er indskrevet i EC Writer skabelonen skal det formelt godkendes f r det er offentligt tilg ngeligt i det elektroniske dokumentstyringssystem. Med godkendelsen udtrykker ledelsen sin formelle accept af indholdet i p g ldende PRI som dermed f r status af regel. Godkendelsen sker i praksis ved at der fremsendes en mail som personen med godkendelsesbef jelse skal svare accepterende p f r dokumentet frigives til brug. I Psykiatrien i Region Nordjylland er det chefl gen og/eller chefsygeplejersken som formelt godkender dokumenterne efter indstilling fra Psykiatriens PRI-udvalg. Herunder godkendes l gelige PRI af chefl gen plejerelaterede PRI godkendes af chefsygeplejersken mens tv rfaglige PRI godkendes af b de chefl ge og chefsygeplejerske. I praksis sker godkendelse ved at PRI-dokumentets forfatter fremsender dokumentet til godkendelse via kanalerne i det elektroniske dokumentstyringssystem. Hvis der er tale om dokumenter udarbejdet p afdelingsniveau eller i en underliggende enhed er det vigtigt at den respektive afdelingsledelse f rst godkender PRI-dokumentet f r det sendes til formel godkendelse og offentligg relse hos chefl gen og chefsygeplejersken. Afdelingsledelserne betragtes derfor som afsendere af disse dokumenter. 8. Vedligeholdelse I Den Danske Kvalitetsmodel og i Region Nordjyllands Politik for dokumentstyring og -h ndtering i forhold til politikker & strategier retningslinjer og instrukser i sygehusv senet i Region Nordjylland er der defineret tidsfrister i forbindelse med regelm ssig revision af PRI. Hertil kommer at nye myndighedsbestemmelser samt ndrede vilk r for opgavevaretagelsen kan give anledning til at Psykiatriens PRI m justeres. Med henblik p at sikre at ledelse og medarbejdere i Psykiatrien til enhver tid arbejder efter g ldende PRI og dermed i overensstemmelse med ajourf rte principper g lder f lgende regler vedr rende revision udskiftning og kassation af for ldede PRI.

INFO HASH : b8864623100cd13c5978025b4172cbc3777459aa

Download now

File Size: 52 kb