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Contents : Kooperationsinitiative hbz BVB - OBVSG UNTERSUCHUNG ZUR ZUSAMMENF HRUNG DER DREI ZENTRALEN VERBUNDDATENBANKEN ENDBERICHT I. ( ffentliche Abschnitte) FACHLICHER TEIL redigiert von: Johann Brandauer Wolfgang Hamedinger Stand: 2007-01-18 Kooperationsinitiative hbz BVB OBVSG Endbericht: Fachlicher Teil 2 Vorwort Die Kooperationsinitiative hbz BVB OBVSG erreicht mit dem vorliegenden fachlichtechnischen Endbericht einen wesentlichen Meilenstein bei der Untersuchung der technischen und organisatorischen M glichkeiten einer Zusammenf hrung der drei zentralen Verbunddatenbanken. Die urspr ngliche Erwartung einer Abkl rung der Perspektiven und m glichen Problempunkte konnte nicht nur erf llt sondern mit der Behandlung einer bemerkenswerten Zahl von Details deutlich bertroffen werden. Das fachlich-technische Ergebnis ist auf dieser Basis bei allen ebenfalls aufgezeigten Abweichungen und Problempunkten eindeutig: eine Zusammenf hrung der Verbunddatenbanken ist aus fachlicher sowie technischer Sicht m glich und l sst f r die Zukunft erhebliche Synergieeffekte und Chancen erwarten. Die Zusammenarbeit der Arbeitsgruppen in den letzten Monaten war von intensivem Engagement und vom Geist echter Kooperation und dem starken Wunsch nach Realisierung dieses gro en Projekts gepr gt. F r dieses Engagement die eingebrachten Ideen die Begeisterung und die gro e Arbeitsleistung die oft neben anderen Verpflichtungen erbracht wurde bedanken wir uns sehr herzlich. Bereits der intensive Informationsaustausch im Rahmen der Voruntersuchung hat zu wesentlichen Erkenntnissen ber die Situation und zu Verbesserungsideen in den einzelnen Verb nden gef hrt. Mit dem Ergebnis der fachlich-technischen Untersuchung ist eine wesentliche Voraussetzung f r die Umsetzung des Projekts gegeben. Die Realisierung h ngt nun von der wirtschaftlichen Attraktivit t der Akzeptanz durch die Verbundbibliotheken und schlie lich vom Votum der Entscheidungstr ger ab. Die Lenkungsgruppe ist davon berzeugt dass mit dem gemeinsamen Willen zur Umsetzung auch eine optimale Chance zur L sung aller noch vor uns liegenden Schwierigkeiten verbunden ist. Die Chance ist da wir sollten sie nutzen! Hans Ollig J rgen Kunz Wolfgang Hamedinger Kooperationsinitiative hbz BVB OBVSG Endbericht: Fachlicher Teil 3 Inhaltsverzeichnis 1 Ausgangssituation und Einleitung..............................................................................4 2 Zusammenfassung..................................................................................................5 3 Ergebnisbericht................................................................................ .......................6 3.1 Methodik........................................................................................................ ...6 3.1.1 Gremien............................................................................................ ..........6 3.1.2 Behandelte Themenbereiche..........................................................................6 3.1.3 Kommunikation / Dokumentation...................................................................7 3.1.4 Arbeitstreffen............................................................................................. ..7 3.1.5 Einbindung von Ex Libris...............................................................................7 3.2 Ergebnisse der Lenkungsgruppe.......................................................................... .7 3.2.1 Allgemeines.................................................................................... .............7 3.2.2 Unmittelbar erkennbare Vorteile.....................................................................9 3.2.3 Nachteile und Risiken............................................................................... .....9 3.3 Ergebnisse der Arbeitsgruppe Gemeinsames Verbundsystem...................................9 3.3.1 Bereich Verbundarbeit............................................................................... ....9 3.3.2 Bereich Datenmodell Bereich Datenversorgung...............................................9 3.3.3 Problembereiche.................................................................................... .....11 3.3.4 Bereich Recherche- und Endnutzerfunktionalit ten..........................................12 3.3.5 Bereich Externe Anwendungen.....................................................................13 3.3.6 Bereich Kritische Verbund-Tools / -Dienstleistungen........................................13 3.4 Ergebnisse der Untergruppe Technik...................................................................13 3.5 Weiteres Vorgehen...........................................................................................15 Kooperationsinitiative hbz BVB OBVSG Endbericht: Fachlicher Teil 4 1 Ausgangssituation und Einleitung Mehr und mehr wird die Sinnhaftigkeit der vielen regionalen Verbundsysteme in Deutschland nicht nur von der bibliothekarischen ffentlichkeit hinterfragt. Parallel dazu sehen sich die Verbundbetreiber mit der Aufgabe konfrontiert neue bedarfsgerechte Dienstleistungen anbieten zu m ssen in Zeiten finanzieller und personeller Engp sse ein Gordischer Knoten. Die das System Aleph 500 einsetzenden deutschsprachigen Verb nde mit zentral-lokaler Architektur arbeiten auf Grund ihrer hnlichen Interessenlage schon seit l ngerem bilateral zusammen. Die oben geschilderte Situation bereitete den Boden f r die im ersten Halbjahr 2006 zu verschiedenen Gelegenheiten immer wieder hervorbrechende Idee einer gro en" Zusammenarbeit. Zur Jahresmitte 2006 haben das Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen (hbz) die Verbundzentrale des Bibliotheksverbundes Bayern (BVB) und die sterreichische Bibliothekenverbund und Service GmbH (OBVSG) daher den Entschluss gefasst die technischen und organisatorischen M glichkeiten einer Zusammenf hrung der drei zentralen Verbunddatenbanken zu untersuchen. Die erste Arbeitszusammenkunft fand am 16. August 2006 in M nchen statt die Programmatik der Kooperationsinitiative wurde der Fach ffentlichkeit am 21. August mitgeteilt. Mit dem vorliegenden Berichtsteil informiert die Kooperation nunmehr ber die fachlichtechnischen Ergebnisse der Untersuchung. A priori war klar dass trotz intensiver Arbeitsphasen keine vollst ndige Kl rung aller Details erwartet werden konnte. Dies war auch nicht der vorrangige Zweck des Unternehmens denn die Kl rung der gro en Perspektiven Vorteile und Risiken ist von viel gr erer Bedeutung. Bei Vorliegen des Willens zur Umsetzung lassen sich auf der Basis realistischer Einsch tzung Detailprobleme und H rden in vielen F llen berwinden. Die aus Sicht der Kooperationsinitiative wesentlichen Punkte konnten im Lauf der Arbeitsphase beschrieben und teilweise schon weiter als erwartet gekl rt werden. Der vorliegende Berichtsteil gliedert die Ergebnisse in eine kurze Zusammenfassung der wesentlichen Punkte einen umfangreicheren zusammenfassenden Ergebnisbericht und die zu den einzelnen Themen erarbeiteten freigegebenen Detaildokumente. Diese Struktur soll die Lekt re je nach Interessenstiefe erleichtern. Kooperationsinitiative hbz BVB OBVSG Endbericht: Fachlicher Teil 5 2 Zusammenfassung Die von den Kooperationspartnern hbz BVB und OBVSG eingesetzten Arbeitsgruppen kommen einhellig zum Schluss dass A. eine Zusammenf hrung der drei zentralen Verbunddatenbanken in ein Gemeinsames Verbundsystem technisch und organisatorisch m glich ist. Die Zusammenf hrung der Verbunddatenbanken sowie der Betrieb dieses gemeinsamen Systems kann jedoch nur dann umgesetzt werden wenn vom Softwarehersteller der Verbundsysteme (Ex Libris) wichtige Softwareanpassungen realisiert werden. Die prinzipielle Zusage zur vollen Unterst tzung dieses ehrgeizigen Unternehmens liegt von den Firmenverantwortlichen vor. Die Kooperationspartner sind sich dar ber im Klaren dass ein Gemeinsames Verbundsystem dieser Dimension nur ber eine Standardisierung der Arbeitsabl ufe sowie eine Straffung der Dienstleistungen betrieben werden kann Sonderl sungen sind zu berdenken. Eine Beauftragung der OBVSG zur bernahme des Betriebs des Gemeinsamen Verbundsystems Aleph 500 stellt diese vor eine neue in dieser Dimension einmalige Herausforderung. Diese kann ohne die Mithilfe der Partner nicht alleine getragen werden. In der Aufbau- und Einf hrungsphase des Systems ist eine B ndelung der personellen Ressourcen aller Partner notwendig. Ein weiterer Bestandteil des Gemeinsamen Verbundsystems stellt die Realisierung des Endnutzerkatalogs auf Basis von Suchmaschinentechnologie dar. Organisatorischen Rahmenbedingungen f r Betrieb Pflege und Weiterentwicklung des gemeinsamen Systems sind zu schaffen. B. eine Spezialisierung der Aufgabenfelder in den Verbundzentralen verbunden mit einer wechselseitigen Bereitstellung der Dienstleistungen l ngerfristig wesentliche Synergieeffekte und eine Dienstleistungserweiterung bringen wird. Wesentlich ist auch die Feststellung dass eine Zusammenf hrung der zentralen Verbunddatenbanken alleine den personellen und finanziellen Einsatz nicht ausreichend rechtfertigen w rde. Ganz entscheidend sind die aus dieser Dreierkooperation l ngerfristig zu erwartenden Synergieeffekte durch Konzentration der Aufgabenfelder und einer gemeinsamen Nutzung der so entwickelten Dienstleistungen. Die Verbundzentralen sind sich dar ber einig dass durch die Konzentration auf Kernaufgaben gro e Chancen zur Verbesserung bestehender sowie die Entwicklung neuer Dienstleistungen resultieren k nnen. Abschlie end muss auch das zu erwartende bibliothekspolitische Gewicht einer Kooperation der drei Verb nde angesprochen werden. Wichtige Projekte im deutschsprachigen Bibliothekswesen als Beispiel sei der schreibende Zugriff auf die Quellnormdateien genannt k nnten durch die Kooperation zielstrebiger umgesetzt werden.

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